30. Juli 2014
Hier herrscht digitale Ordnung
Foto: Label
Wenn Handwerksunternehmer gute Arbeit leisten wollen, dann brauchen sie gutes Werkzeug. Beim Einsatz auf der Baustelle und in der Werkstatt sind Profigeräte heute in den meisten Betrieben selbstverständlich. In Bezug auf die Unternehmensorganisation ist diese Erkenntnis allerdings noch nicht überall angekommen. Hier ist das wichtigste Handwerkszeug die kaufmännische Software. Dipl.-Ing. Günter Hinz von SHK-Unternehmen Helmut Hinz GmbH & Co. aus Köln hat die Zeichen der Zeit erkannt. Er setzt in seinem Unternehmen jetzt eine ausgewiesene Branchensoftware ein. Ergebnis: „Das Herzstück unserer guten Organisation ist unsere Handwerkersoftware Labelwin“, sagt Günter Hinz.
Handwerker des Jahres 2013
Der Firmensitz liegt im beliebten Kölner Stadtteil Sülz. Die markante rote Fassade fällt da sofort ins Auge. Hier ist das Familienunternehmen ansässig seit dem Jahr 1946, heute sitzt die zweite Generation am Ruder. Nach dem Studium der Versorgungstechnik stand bereits im Jahr 1990 für Günter Hinz fest, dass er die väterliche Firma übernimmt. „Damals waren wir 15 Leute. Ich hatte das Glück, dass ich in eine gut funktionierende Firma mit sehr treuem Kundenstamm gekommen bin“, so Hinz. „Ich war damals 24 Jahre jung. Natürlich waren das für mich Lehrjahre, aber es gab erfahrene, altgediente Mitarbeiter, die mich sehr gut unterstützt haben. So bin ich langsam in meine Position als Chef hineingewachsen.“ Heute hat Günter Hinz rund 50 Mitarbeiter und der Firmensitz ist unlängst erweitert worden. Als ausführende Firma für Heizung und Sanitär hat sich das Unternehmen einen sehr guten Namen gemacht. In einem hart umkämpften Markt mit vielen Mitbewerbern im Ballungsraum Köln hat sich die Helmut Hinz GmbH & Co. einen guten Ruf erarbeitet. Erst im Januar dieses Jahres wurde dem Firmenchef und seinem Team die Auszeichnung „Handwerker des Jahres 2013“ verliehen von der Kreishandwerkerschaft Köln. Zu den herausragenden Aspekten, die das Auswahlgremium überzeugt hatten, zählte unter anderem die moderne Organisationsstruktur. Dieser Faktor spiegelt sich in den klar definierten Unternehmenszielen des Kölners Betriebs wider. Hinz erklärt: „Wir wollen höchste Produktivität und Effektivität mit geringem Aufwand durch perfekte Organisation. Und im Bereich der Organisation kommt unsere Software Labelwin ins Spiel.“
Akzeptanz der Mitarbeiter
Seit dem Jahr 2011 arbeitet der Betrieb mit der Branchenlösung. In jenem Jahr fand über einen längeren Zeitraum die Umstellung von der alten Software statt. Den Wechsel begründet Hinz schlüssig: „Wir wollten nicht nur eine Software haben, die Angebote und Rechnungen schreibt, das ist heute Standard. Wir wollten eine Software haben, die in der Lage ist, alle Prozesse im Betrieb abzubilden. Labelwin hatte uns mit der Tiefe des Programms wirklich überrascht. Dann war der Wechsel beschlossene Sache. Obwohl man ja sagt, eher lässt man sich scheiden als die Software zu wechseln.“ Den Schritt hat der 48-Jährige nicht bereut. „Am Anfang musste ich mich erst an die Oberfläche gewöhnen, denn wenn man aus der Unix-Welt kommt, dann ist diese etwas verwirrend. Aber wenn man die Datenstruktur verstanden hat, wie alles miteinander verbunden ist, dann durchblickt man das komplette Programm und es ist ein sehr einfaches und äußerst angenehmes Arbeiten.“ Bei der Umstellung hat der Unternehmer versucht, möglichst viele Daten zu konvertieren. „Unsere betreuenden Label-Partner haben uns bei der Umstellung sehr gut geholfen. Wir haben Wert darauf gelegt, das Ganze qualitativ hochwertig zu machen, so dass wir keine fehlerhaften Datensätze übernehmen. 8.000 Datensätze haben wir durchgearbeitet, dann haben die Vertriebspartner diese eingelesen und wir konnten starten“, erinnert sich Hinz. „Das Programm war schnell gut integriert. Es war am Anfang vieles ungewohnt, aber schon nach kurzer Zeit hatten es die Mitarbeiter verinnerlicht.“ Es gibt neben der guten Bedienbarkeit für Hinz allerdings noch einen weiteren entscheidenden Faktor. „Es ist wichtig, dass das Programm Akzeptanz findet. Der Chef sucht es ja aus. Und die Akzeptanz spricht auf jeden Fall für Label. Jeder meiner Mitarbeiter sagt: Wir arbeiten mit Labelwin besser als vorher, das war die richtige Entscheidung“, freut sich Hinz.
Daten stehen jedem zur Verfügung
Einen entscheidenden Vorteil sieht er darin, dass Daten nur einmal eingegeben werden und dann in allen möglichen Sequenzen zur Verfügung stehen. Hinz erklärt: „Viele Dinge fließen in Labelwin einfach zusammen, die vorher separat waren. Ein einfaches Beispiel ist die Zeiterfassung. Diese ist in Label integriert. Früher mussten wir die separat über eine Excel-Liste machen. Da kann man sich gut vorstellen, wie das war. Wir haben etwa 22 Leute, deren Zeiten wir erfassen müssen. Das über eine Liste zu machen, mit Verknüpfungen und Berechnungen – das birgt natürlich ein hohes Risiko an Fehlerhaftigkeit. Das ist jetzt mit Labelwin viel einfacher. Und das ist auch das, was Label ausmacht. Dadurch, dass man die Daten eingibt, pflegt man zum einen das Lohnzeitkonto, zum anderen habe ich aber auch die Kosten für die Nachkalkulation in Projekten oder in Aufträgen drin. Was ich früher durch die Excel-Liste gar nicht hatte. Wenn ich da ein Projekt nachkalkulieren wollte, dann bin ich wieder über eine Liste hingegangen und habe es ausgewertet. Und das habe ich jetzt alles in einem Schritt. Genauso wird die Materialerfassung direkt dem Auftrag zugebucht.“ Einen weiteren Vorteil sieht der Unternehmer in den Controllingmöglichkeiten. „Mir steht ein sogenannter Chefknopf zur Verfügung. So etwas gab es in der Unix-Welt gar nicht. Seitdem wir mit Labelwin arbeiten, haben wir erst einmal sehen können, was auswertungstechnisch überhaupt möglich ist. Ich denke, dass das einmalig ist, was wir da haben“, ist sich Hinz sicher.
Bessere Aufgabenverwaltung
Der gesamte Servicegedanke des Kölner Unternehmens steht und fällt mit der Organisation. Günter Hinz weiß: „Ein Kunde, der ein- oder zweimal schlechte Erfahrungen gemacht hat, der ist weg.“ An dieser Stelle kommt die integrierte Aufgabenverwaltung ins Spiel. „Mit der Aufgabenverwaltung haben wir von Anfang an sehr viel gearbeitet. Früher gab es oft die gelben Klebezettel oder eine E-Mail. Da ist es nicht nur für den Chef wichtig, zu sehen, wer hat angerufen, wer bearbeitet was und welchen Status hat diese Aufgabe oder dieses Projekt. Denn es gibt nichts Schlimmeres, als dass ein Kunde anruft mit einem Anliegen und niemand reagiert. Was ist da los? Und dann weiß ich nicht Bescheid und muss erst einmal nachforschen. Dann gehe ich zu sechs, sieben Leuten, die da involviert sein könnten und der Siebte ist es dann und sagt, er habe das auf dem Tisch liegen und wolle sich darum kümmern. Das kann man mit der Aufgabenverwaltung deutlich besser handeln.“ Nicht nur die jüngste Auszeichnung durch die Handwerkskammer Köln zeigt, dass Günter Hinz sein Unternehmen organisatorisch im Griff hat. Auch Kundenbefragungen zeigen, dass die Kunden sich optimal betreut und rundherum gut aufgehoben fühlen bei dem Team. „Diese Position, die wir jetzt haben, möchten wir weiter ausbauen und wir wollen permanent daran arbeiten, die Dinge zu verbessern. Wenn ich dazu eine Software habe, die im Extremfall in der Lage ist, auf meine individuellen Wünsche einzugehen, dann ist das genau der richtige Partner, um meine Ziele zu erreichen“, blickt Hinz in die Zukunft. „Mit Labelwin haben wir einen guten Partner für uns gefunden. Weil die genauso wie wir nicht stillstehen, sich weiterentwickeln und somit perfekt zu uns passen. Summasummarum steht für den Diplom-Ingenieur fest, dass ein ernsthaftes Arbeiten als Unternehmen heutzutage ohne Organisationssoftware nicht mehr möglich ist: „Viele Dinge, die wir machen, die gehen nur mit Software. Eine optimale Organisation verhindert Stress und Chaos. Mit Labelwin habe ich diese optimale Organisation erreicht.“
